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荐读 | 让高效成为习惯,你全球最大的体育投注平台轻松过好每一天

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常常在deadline的前一晚熬夜赶工,每天多线程工作头绪繁多,想做的事情一直没时间做,想去的地方也没时间去,被时间捆绑的你,该如何提高效率,在高速运转的社会里实现华丽转身?

《高效忍者》

作    者:[英]格雷厄姆·阿尔科特

出版社:江西人民出版社

出版年:2019年7月

每一天,很多人上班的时候,也许都只有一个想法:熬到下班,然后回家。

每一天他们都浑浑沌沌度日,要么磨洋工,要么混水摸鱼捱时间,直到下班这一神奇时刻到来。他们其实过得并不快乐,但又很难改变。

这是为什么?深究其中原因,除了极少数人是因为对本职工作不喜欢,或薪酬等问题造成的怠工,恐怕大部分人都是由于效率低下,无法掌控工作而焦头烂额、压力重重,苦不堪言。 

那么,有没有一种真正能够减轻压力、提高工作效率的方法,让职场人轻松掌控,从容应对? 

还真有。它就是CORD高效模型。

CORD是高效模型四个阶段的的首写字母,也是英文绳索的意思,表示这个模型犹如绳索一般结实耐用,坚韧不易折,经得起摔打。

英国高效培训导师和社会企业家格雷厄姆·阿尔科特,就是用这套模型,培训了英国、美国、加拿大、澳大利亚和荷兰等国的无数职场人,彻底改变了他们的职场生涯。 

阿尔科特创办了一家个人效率培训组织,并与英国政府内阁、英国电信等大机构大企业进行过合作,在职场效率培训方面独树一帜,影响很大。

阿尔科特将他的培训课程优化成一本着作:《高效忍者》。忍者,即“忍术修炼者”,最早源自中国的“隐术”,是古代日本一种受过特殊“忍术训练”而产生出来的特战杀手、间谍,忍者遵循一套自己引以为荣的专门规范。 

作者认为他的高效工作模型,正是融入了忍者般冷静果断、善用工具、身心禅定、机敏灵活、有备无患等特质。书中,他着重阐述他的鲜明观点,并详细解说他的绳索般结实的高效模型。 

他认为当今职场普遍存在如下问题:

在联系频繁、信息超载的当代,时间管理已经是个过时的概念;

现在的工作比以往任何时候都要复杂,内容更随意,注意力随时被打扰;

团队内外沟通频率极速增加,人们需要随时接收、回复信息;

事情总是做不完,总有些业务要再推进一下,总有些资料没完成;

现代工作方式已经很少能让人们感受到工作完结的喜悦和满足,工作是连绵不绝的,闲暇时光变得分外稀少。

所以,他致力于打造一套提高效率、缓解压力的工作模式。如同忍者有“四项基本戒律”,绳索模型也有四个阶段。它们是四个有机组合,从头到尾一气呵成。掌握了每一步,你的工作就像是一条折不断的结实绳索。 

每一个阶段作者都通过原理引出方法,并提供了恰当的工具和技巧,你很容易就理解并运用到自己的工作中。

构成绳索模型的四个阶段

收集(Collect)

不管信息何时出现,先把它们收集起来。如果突然有好的想法,也记下来。

整理(Organize)

把全部信息看一遍,理解信息内容。弄清楚什么可以做、什么重要、什么时候做,并把信息整理成“待办事项清单”,最终形成更为高级、灵活的“信息处理系统”。 

回顾(Review)

浏览一遍待办事项清单或整个信息处理系统,包括所有任务和承诺,选出需要着手处理的事情,确定开始处理的时间。 

执行(Do)

完成任务,相当于在糕点上摆樱桃(最后一道工序)。 很明显,四个阶段的工作流程,就是从信息输入到任务完成的整个过程。四个阶段的整体作用大于单个作用之和。

如果你收集得好,整理起来就更容易;而整理得好,回顾起来就更容易;这三个步骤做好了,执行起来就毫不费力。而且,执行容易反过来也会让收集、整理和回顾更简单更得心应手。 

每一个阶段,都贯穿着从陌生到熟悉,从慢到快的习惯形成过程,所以在每一个阶段,都要致力于培养自己的高效习惯。

实际上,就是在逐步推进的工作中,明白自己存在哪些高效行为,然后进一步加强这些行为习惯,直到你很少再去考虑效率问题。因为一旦你养成了强大的高效习惯,奇迹就会发生,轻轻松松就能达到高效。

收集阶段——收集的艺术

悉数收拢 

为什么第一步是收集信息?

首先,善于把模糊的想法变成具体的思考是非常宝贵的能力。其次,只有把散乱的想法收集起来,才能保证思维的敏锐和专注。 

所以,要把所有信息收入嚢中,为己所用。捕捉头脑中冒出的想法、与同事确定的行动、会议记录、邮件等各种电子信息,还有丢在办公桌上、放在包里面的每一张纸条、便签都集中到一起。每个角落都可能藏有信息和承诺。 

管理唠叨

有一种让人压抑、恐慌和焦虑的小想法,作者称之为“唠叨”,它是潜意识的产物,总是在冷不防就冒出来。 比如,你正在逛超市,忽然就想到:“预算还没做完,我心神不宁。” 

如果你急需缓解唠叨带来的痛苦,可以立刻用手机记下,或写到纸上,不管喜不喜欢,写下来,保留或几分钟后撕掉,就等于将唠叨外化,从大脑中拿出来。

这个简单的方法能帮助你了解自己的所思所想、担忧和直觉,也是做出改变的第一步。

工具和收集点、收集规则 

能够做收集的工具很多,传统的有纸和笔,电子的当然首选手机及同步软件,像印象笔记、石墨文档等。 

收集点则有桌面收件篮、A4塑料文件袋、手袋、手机和电脑,最终的收集点一般不要超过10个。 

收集信息时,谨记三条规则:

规则一,每张纸只写一个想法。

规则二,写完后放入收件篮,不要再回去看那些纸,甚至不要去碰。

规则三,不要给捕捉到的内容排列优先顺序,不要整理或进行任何形式的“管理”,这一阶段,只做捕捉和收集。

“收集的艺术”,实际上就是清空大脑。不要试图过滤自己的想法,就连最疯狂、最离谱的创意都要捕捉出来,只要有想法,就要抓住它,让收集这个阶段在没有任何干扰的情况下进行。

整理阶段——使信息条理化

三个层次的清单和一个创意园

信息收集后,就开始整理,目标是确保自己有所准备,明确自己的承诺并有信心去完成。按照任务的不同水平设置三个层次的整理清单: 

① 项目清单——可以追踪所有进行中的项目

首先,这个清单是行动的来源,提出目前需要你着手的一个或多个行动。 

其次,给项目下定义或命名有助于预想最终要实现的结果,即用名称体现成功的标准,比如“会议”可以命名为“有100名代表参加的会议”。 

再次,项目可以按首字母排序,并加上数字,比如阿尔科特在写《高效忍者》这本书时,他的出书流程清单为: 

B1——写作;B2——编辑;B3——校对;B4——平面设计;B5——网络直播;B6——营销和公关;B7——发布。

② 主要行动清单——内容最多、最重要、变动最大、最常用

首先,要以行动为导向,清单上的语言都应该是鼓励你完成某一行动,而不是敦促你思考。 

其次,行动要“具体化”,比如,要把“关于这个项目,得追一追托马斯”,变为“给托马斯打电话”。 

再次,这个清单是动态的,不断增加和减少,让你反思不断变化的优先事项和责任。

③ 日常待办清单——每天需要关注的内容如果说主要行动清单是一个装满衣服的衣橱,日常待办清单就是你今天要穿的衣服。 

通常将它记在一张便利贴上,标注“优先”或“今日待办”,以此开启新的一天,不仅能提高专注力,还能帮助你拒绝各种各样、随时出现的分心事。

比如创意园,这是作者独创的想法收集库,不想放过偶尔冒出的想法和建议,内容五花八门,比如想尝试的软件、关于业务拓展和营销的想法、博客和文章的写作思路等,为此,他还命名了一个清单:看/读/听。

向自己提问题,果断回答 

整理的时候,要随时向自己提问,并毫不含糊地回答,以保证注意力高度集中。还要不断思考,养成直接做决策的习惯,尽可能快速和省力。 

“我想要实现什么样的结果?”“怎么衡量成功与否?” 

工具和规则

工具一般用办公软件,如Word,Excel,也可以用纸或索引卡等。

规则一,不要在艰难的决定面前退缩,必须果断决策。如果在这里拖延,就会出现更多后续的唠叨和压力。

规则二,不要挑肥拣瘦,一个接一个地处理。

规则三,“两分钟原则”,任何能在两分钟之内完成任务或推进的事情,都应该立即处理,不必添加到清单里。

在这阶段,你会获得一种完成感、条理感和控制感。知道自己具体有哪些事情需要处理,你就能感觉到一股强大的能量在支撑着自己,为你带来一段又一段高产时期,更为你带来掌控一切的动力。

四、回顾阶段

用日常检查和每周检查做自我审视。

日检查表 

每天至少用5分钟,进行专注的思考,看一遍主要行动清单,选出当天能做的事情。目的是为了控制注意力,专注地投入于效率最大化、自我审视和机敏灵活的行动中去,跳出混乱,才能豁然开朗。 

日检查有点像测试水温,重点关注以下5个方面:时间、注意力、优先事项、策略和注意事项,只思考短短5分钟,你就能确定一切。 

周检查表 

每周留出一两个小时,用于反思、决策、重新排列优先顺序、预想、更新项目和行动、为下一阶段的战斗做好准备。

周检查相当于思想上的深海潜水,是提高效率的一个重要因素。它能给予你一种平衡、淡定的状态,不管周围世界变得多混乱、多喧嚣,你都清楚自己还有单独跟进和恢复控制的时间。 

所以要定期去做,让自己每周都有固定的“检查时间”。时间一长,它就会从一件需要你考虑的事变成一项惯例,一个传统。 

工具与规则

工具:电子化或笔记本、卡片等。 

规则一,最好利用早晨无人干扰时间做检查、反思。

规则二,每周打印一次周检查表,便于翻阅。依次浏览一遍全部项目,明确行动内容。

规则三,把每日每周检查变成一种习惯,定期去做。

执行阶段——选择任务,完成任务

得心应手 

这个阶段无疑是最重要的。如果没有做事情的阶段,其他阶段都是没有用也没有价值的。

要注意策略与工作动办相结合,从而做到不拖延、保持事项进展,保持乐观,最终实现效率最大化。 前面三个阶段做好了,到此就像把樱桃摆到糕点上一样,水到渠成。 

具体执行技巧

① 单线工作

“一次处理一项任务”,做一件事就做到自然结束,中间没有任何中断,然后才开始做另一件。它让你感觉到自己在工作中更专注、更投入、更淡定。 

② 能量小时

拿出注意力最旺盛的一小时处理最重要的工作。也可以设定一个一年内每天坚持做一小时的目标,比如每天睡前看一小时书,每天打一小时销售电话等,它让你找到要坚持的东西,不断壮大自己。 

③ 批量处理

把相似的任务集中起来一次性处理,可以减少准备时间耗费的精力。进入工作状态需要一定的时间,如果你已经进入了状态,最好是继续做下去。它让你有一种顺流而下的感觉,工作动力会越来越强。 

④ 黑客技巧

就是颠覆传统、走捷径的做事方法。它们是一些乐于助人的技术控传上网络的指导视频,可以帮助你不按系统套路出牌,做起事来不拘一格,轻松高效。 

这些具体的技巧让你行动起来更高效,更出色。当然,你还需要定期审视自己哪些方面做得好,哪些方面进展得不够好,找出需要提高的地方。这是CORD高效模型发挥作用的关键,它能帮助我们审视自己的工作流程: 

每件事情的收集都非常有效率吗?

你在整理数据和行动提醒吗?

你对清单上的事项有很好的整体把握吗?

该做事的时候立即进入状态了吗?

由此可见,工作不只是需要做,还需要思考。每一天你的工作都像在旋转四个不同的盒子,假如四个组成部分中有任何一个没有得到足够的关注,就会马上感觉到压力。

你的绳索有多结实?

把CORD高效模型想象成一条绳索,你能拉到多长?会在哪儿断开?你还可以用四个阶段中相对薄弱的环节,来衡量自己整条高效绳索的结实程度。 

总之,《高效忍者》告诉我们,高效并不只是做事快速这么简单。

高效是讲究工作思路和技巧的,高效是身心淡定、有条不紊,让事情尽在你的掌控中,带给你专注和效率,也带给你放松和信心,使你觉得,正在做的事情就是此时此刻最应该做的事情。 

忍者都能够集中精力、处变不惊,因为他们经过了长时间严酷的训练。高效率的职场人,也是要从长期磨练中成长起来。

任何富有技术含量的东西,都可以通过不断练习来获得提升,要想把工作做得更漂亮、更高效,你需要勤奋练习,重复练习,不断精进,使高效模型这条绳索越来越结实。

* 来源:长江商学院

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